Datenschutzerklärung

Snapfritz (snapfritz.com) · Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist:

STAYFRITZ SPAIN, S.L. CIF: B26591909 Avenida Central, 18 07184 El Toro, Calvià Mallorca, Balearische Inseln, Spanien E-Mail: hola@stayfritz.es

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an diese E-Mail-Adresse.

2. Was Snapfritz macht

Snapfritz füllt PDF-Formulare für Sie aus. Sie laden ein PDF hoch oder leiten eine E-Mail mit PDF-Anhang an Ihre Snapfritz-Adresse weiter; Snapfritz liest den Text des Formulars, erkennt die auszufüllenden Felder und schlägt Werte aus Ihren gespeicherten Angaben vor. Sie prüfen und bestätigen jedes Feld, danach wird Ihre gespeicherte Unterschrift eingesetzt und Sie erhalten das fertige PDF. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten dabei anfallen und was mit ihnen geschieht.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Konto und Anmeldung

• E-Mail-Adresse; bei Anmeldung mit Google zusätzlich Ihr Name und die Kennung Ihres Google-Kontos
• Zeitpunkt der Kontoerstellung und der letzten Anmeldung
• Anmeldecodes und -links, die wir Ihnen per E-Mail schicken: gespeichert nur als Prüfwert (Hash), zusammen mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zahl der Fehlversuche und Ablaufzeit
• Sitzungen (angemeldet bleiben): Prüfwert des Sitzungs-Tokens, IP-Adresse, Browser-Kennung (User-Agent), Ablaufzeitpunkt
• Links, die in unseren E-Mails ein bestimmtes Dokument öffnen: gespeichert nur als Prüfwert, zusammen mit Dokument und Ablaufzeit (7 Tage); die damit geöffnete Sitzung gilt nur für dieses Dokument und höchstens 12 Stunden

3.2 Organisation und Team

Jedes Konto arbeitet in einer Organisation; eine Person kann mehreren angehören. Dafür verarbeiten wir:

• Mitgliedschaften: wer welcher Organisation angehört, mit welcher Rolle (Inhaber, Admin, Zeichnungsberechtigt, Mitglied) und seit wann
• Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, vorgesehene Rolle, wer eingeladen hat, Zeitpunkt und Ablauf nach 7 Tagen; der Einladungslink wird nur als Prüfwert (Hash) gespeichert. Die Einladungs-E-Mail nennt die einladende Person. Angenommene, zurückgezogene und abgelaufene Einladungen löschen wir, sobald sie älter als 30 Tage sind und die Organisation die nächste Einladung verschickt, spätestens mit der Organisation.
• Freigaben: wem ein Dokument zum Ansehen, Ausfüllen oder Unterschreiben freigegeben ist

Wer was sieht: Ein Dokument sehen die Person, über die es eingegangen ist, wem sie es freigibt, und bei Formularen, die im Namen der Organisation unterschrieben wurden, die Inhaber. Protokolleinträge ohne Bezug zu einem Dokument, etwa Änderungen am Team, sehen die Person, die gehandelt hat, und die Inhaber.

Verlassen oder Entfernen: Verlassen Sie eine Organisation oder werden daraus entfernt, löschen wir Ihre persönlichen Angaben mit Ihrer Unterschrift und Ihre gelernten Antworten in dieser Organisation, Ihre Freigaben, Ihre Sitzungen und Links zu Dokumenten dort sowie Ihre API-Schlüssel und die Verbindungen der Browser-Erweiterung; offene Einladungen, die Sie verschickt haben, werden zurückgezogen. Ihre Dokumente bleiben in der Organisation und werden von den Inhabern verwaltet. Das Protokoll hält fest, dass Sie gegangen sind, mit E-Mail-Adresse und Rolle.

3.3 Angaben zum Ausfüllen

Ihre Angaben hinterlegen Sie je Organisation unter „Meine Angaben“: Name, E-Mail, Telefonnummer, Position, Anschrift, Land, Steuer-ID, IBAN und ein Bild Ihrer Unterschrift. Die Angaben der Organisation (Name, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN) pflegen Inhaber und Admins; sie werden nur verwendet, wenn ein Formular für die Organisation ausgefüllt wird. Sie entscheiden, was Sie hinterlegen.

3.4 Dokumente

• das hochgeladene PDF und sein Dateiname
• der aus dem PDF gelesene Text mit Positionsangaben (Ergebnis der Texterkennung), Seitenzahl, Titel und Dokumenttyp
• die erkannten Felder mit den vorgeschlagenen und von Ihnen bestätigten Werten, deren Herkunft (gespeicherte Angaben, gelernte Antwort, Ihre Eingabe) und Ihre Bestätigungen
• das fertig ausgefüllte und unterschriebene PDF
• bei weitergeleiteten E-Mails: Absenderadresse, Betreff, Kennung (Message-ID) und Eingangszeit der E-Mail, das Ergebnis der Verarbeitung sowie – falls im weitergeleiteten Text erkennbar – die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Absenders. Den Text der E-Mail lesen wir nur, um diesen Absender zu erkennen, und speichern ihn nicht; Anhänge, die keine PDFs sind, werden verworfen.

Hochgeladene Formulare können Angaben über Sie und über Dritte enthalten, gegebenenfalls auch besonders schützenswerte Daten (etwa Gesundheits- oder Sozialdaten). Wir suchen nicht gezielt danach und werten sie nicht für eigene Zwecke aus; sie werden nur verarbeitet, um Ihr Formular auszufüllen.

3.5 Gelernte Antworten

Wenn Sie eine wiederkehrende Angabe bestätigen, die nicht in den gespeicherten Angaben steht (etwa ein Zahlungsziel), merkt sich Snapfritz sie für dieses Formular und schlägt sie erneut vor, wenn dasselbe Formular wieder ankommt. Angaben, die bei der Felderkennung als nur für dieses eine Dokument gültig eingestuft werden (etwa ein Antragsgrund), werden nicht gemerkt. Antworten aus Formularen, die Sie für sich persönlich ausfüllen, werden nur für Sie in dieser Organisation verwendet; Antworten aus Formularen für die Organisation für deren Formulare.

3.6 Protokoll

Für jeden wichtigen Schritt (Dokument empfangen, Felder erkannt, Feld bestätigt, unterschrieben, versendet, zurückgezogen) speichern wir Zeitpunkt, Aktion, handelnde Person, Dokument, IP-Adresse und einzelne Details (zum Beispiel den Dateinamen). Das Protokoll dient als Nachweis und ist nach den Regeln in Abschnitt 3.2 einsehbar und als CSV exportierbar.

3.7 Technische Daten beim Besuch der Website

Beim Aufruf von snapfritz.com verarbeitet unser Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse und die Anfragedaten (Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung), um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

3.8 Abrechnung und Kontingent

Für das Kontingent zählen wir je Organisation und Monat die hochgeladenen PDFs und die fertiggestellten Formulare (Zeitpunkt, siehe Abschnitt 7).

Beginnen Sie die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs, legen wir bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe einen Kundendatensatz mit der E-Mail-Adresse und dem Namen aus dem Konto des buchenden Inhabers an. Danach verarbeiten wir:

• bei uns: Tarif, Zahlungsintervall, Status des Abos, Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums, vorgemerkte Tarifwechsel und Kündigungen sowie die Kennungen Ihres Kunden- und Abo-Datensatzes bei Stripe
• bei Stripe: zusätzlich Ihre Rechnungsanschrift, gegebenenfalls Ihre USt-IdNr., Ihre Zahlungsdaten (etwa Kartennummer oder IBAN), Ihre Zahlungen und Rechnungen

Zahlungsdaten geben Sie direkt auf den Seiten von Stripe ein (Bezahlseite und Zahlungsportal); sie erreichen unsere Server nicht. Unter Einstellungen → Abrechnung zeigen wir Ihnen Zahlungsart, die letzten vier Ziffern, das Ablaufdatum und Ihre Rechnungen an; diese Angaben rufen wir dafür bei Stripe ab und speichern sie nicht.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung von Konto und Formularservice (Registrierung, Anmeldung, Ausfüllen, Unterschreiben, Download): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Sicherheit und Missbrauchsschutz (Begrenzung von Anmeldeversuchen, Schutz der Sitzungen, Fehlersuche, Betrieb): berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Protokoll als Nachweis der von Ihnen ausgeführten Schritte, insbesondere der Unterschrift: Vertragserfüllung (lit. b) und unser berechtigtes Interesse an einem belastbaren Nachweis (lit. f).
• Kontingent und Abrechnung kostenpflichtiger Tarife (Zählen der Nutzung, Zahlung, Rechnungen, Tarifwechsel, Kündigung): Vertragserfüllung (lit. b); Aufbewahrung der Rechnungen nach Handels- und Steuerrecht: rechtliche Verpflichtung (lit. c).
• Erfüllung rechtlicher Pflichten, soweit uns Gesetze zur Aufbewahrung oder Auskunft verpflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Eine Einwilligung holen wir derzeit nicht ein, weil wir keine Verarbeitungen vornehmen, die sie erfordern würden (kein Tracking, keine Werbe-Mails).

5. Künstliche Intelligenz

Zur Erkennung der Felder in Ihrem Formular setzen wir ein KI-Sprachmodell von Anthropic (Modell „Claude“, Anbieter Anthropic PBC, USA) ein. Dabei gilt:

• Die Texterkennung des PDF läuft auf unserem eigenen Server. An Anthropic übermitteln wir nur den erkannten Text der Seiten mit Positionsangaben und den Dateinamen. Das PDF selbst, Seitenbilder, die gespeicherten Angaben und die Unterschrift werden nicht übermittelt.
• Das Modell erkennt und klassifiziert Felder. Es füllt keine Werte ein: Die Werte stammen aus den gespeicherten Angaben, aus früheren Bestätigungen oder aus Ihrer Eingabe und werden von unserer Software eingesetzt.
• Jedes Feld wird von Ihnen geprüft und bestätigt, bevor unterschrieben wird. Es gibt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO).
• Nach den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Bitte beachten Sie, dass der Dateiname und der Text Ihres Formulars personenbezogene Daten enthalten können, die dadurch an Anthropic gelangen.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb erforderlich ist. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

• Hetzner Online GmbH (Deutschland): Server-Hosting; unsere Anwendung, die Datenbank und die Texterkennung laufen auf einem Server in Nürnberg.
• Cloudflare, Inc. (USA): Speicherung der hochgeladenen PDFs, der fertigen PDFs und des Unterschriftsbilds im Objektspeicher „R2“. Der Speicherort wird von Cloudflare gewählt und ist nicht auf die EU beschränkt.
• Anthropic PBC (USA): KI-Modell zur Felderkennung, siehe Abschnitt 5.
• Resend, Inc. (USA): Versand und Empfang von E-Mails – Anmelde-E-Mails (E-Mail-Adresse, Code, Link), Empfang der an Ihre Snapfritz-Adresse weitergeleiteten E-Mails samt Anhängen, Einladungen in eine Organisation sowie Benachrichtigungen an Sie (etwa „Dokument bereit“ mit Link oder die unterschriebene Kopie als PDF-Anhang).
• Google Ireland Ltd. / Google LLC: nur wenn Sie sich mit Google anmelden; Google erfährt dabei, dass Sie sich bei Snapfritz anmelden, und übermittelt uns Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Kennung Ihres Kontos.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland): nur bei kostenpflichtigen Tarifen; Bezahlseite, Zahlungsportal, Einzug der Zahlungen und Rechnungen mit den in Abschnitt 3.8 genannten Daten. Für Betrugsprävention und eigene gesetzliche Pflichten (etwa zur Geldwäscheprävention) handelt Stripe als eigenständiger Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. (USA) übermitteln.
• Behörden, Gerichte, Berater (Rechtsanwälte, Steuerberater, Prüfer), soweit wir dazu verpflichtet oder berechtigt sind; Letztere sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Soweit Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sitzen (USA), stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, im Übrigen auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie unter der oben genannten E-Mail-Adresse anfordern.

7. Speicherdauer und Löschung

• Konto, Angaben, Dokumente, gelernte Antworten und Protokoll speichern wir, solange Ihr Konto bzw. die Organisation besteht. Es gibt derzeit keine automatische Löschung nach Zeitablauf.
• Löschen einzelner Dokumente: im Posteingang (auch mehrere auf einmal) oder im Dokument selbst. Gelöscht werden das PDF, das ausgefüllte PDF, die erkannten Felder, Links zum Prüfen und Unterschreiben und die Protokolleinträge des Dokuments mit ihren Inhalten; nutzt eine bearbeitete Kopie dasselbe PDF, bleibt es für die Kopie gespeichert. Es bleiben ein Protokolleintrag „Dokument gelöscht“ ohne Inhalt; die Protokolleinträge, dass das Dokument unterschrieben, versendet oder widerrufen wurde (Zeitpunkt, Aktion und wer sie ausgelöst hat, beim Versand die Widerrufsfrist), ohne Bezug zum Dokument und ohne dessen Inhalte; und, damit das Kontingent stimmt, der Zeitpunkt des Eingangs. Diesen Zeitpunkt entfernen wir bei einer späteren Löschung, sobald er für kein laufendes Kontingent mehr zählt. War das Dokument ein fertiges Formular, bleibt außerdem der Zeitpunkt der Fertigstellung ohne Bezug zum Dokument gespeichert, solange die Organisation besteht; er zählt für Kontingent und Abrechnung. Gelernte Antworten und die Liste empfangener E-Mails im E-Mail-Eingang bleiben erhalten, bis die Organisation gelöscht wird; Ihre persönlichen gelernten Antworten löschen wir auch, wenn Sie die Organisation verlassen.
• Löschen der Organisation: durch einen Inhaber unter Einstellungen → Konto. Dabei werden die Dokumente (einschließlich der gespeicherten Dateien), die Angaben der Organisation und ihrer Mitglieder, gelernte Antworten, Protokoll, E-Mail-Eingang, Einladungen, Mitgliedschaften und die Abodaten bei uns gelöscht; die Löschung ist endgültig. Ein kostenpflichtiger Tarif endet dabei sofort, und gespeicherte Zahlungsmethoden (etwa eine Karte) entfernen wir bei Stripe. Die Konten der Mitglieder und ihre anderen Organisationen bleiben bestehen.
• Löschen Ihres Kontos: unter Einstellungen → Konto. Sie verlassen damit alle Organisationen, mit den Folgen aus Abschnitt 3.2; Organisationen, in denen Sie allein sind, werden wie oben gelöscht. Ihre Anmeldung und Ihre Sitzungen werden gelöscht; die Löschung ist endgültig.
• Abrechnungsdaten: Ihr Kundendatensatz bei Stripe mit Ihren Rechnungen, jedoch ohne gespeicherte Zahlungsmethoden, bleibt für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts erhalten, auch nach Löschung der Organisation.
• Anmeldecodes sind 10 Minuten gültig und werden danach regelmäßig gelöscht.
• Sitzungen laufen nach 30 Tagen ab oder enden früher mit der Abmeldung.
• Ein „Zurückziehen“ eines gesendeten Dokuments in der Anwendung sperrt den weiteren Zugriff, löscht aber weder die Datei noch das Protokoll; dafür löschen Sie das Dokument (siehe oben).
• Soweit uns Gesetze eine längere Aufbewahrung vorschreiben, speichern wir die betroffenen Daten für die gesetzliche Frist und schränken ihre Verarbeitung ein.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf berechtigte Interessen stützen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Ihre Angaben können Sie jederzeit selbst ändern. Die PDFs laden Sie im jeweiligen Dokument herunter, das für Sie sichtbare Protokoll als CSV. Inhaber exportieren außerdem unter Einstellungen → Konto die Daten der Organisation als JSON-Datei: Konto, Angaben, Tarif, die für sie sichtbaren Dokumente mit ihren Feldern, gelernte Antworten und das für sie sichtbare Protokoll. Eine Kopie Ihrer übrigen Daten erhalten Sie auf Anfrage.

Für Dokumente, die Sie in der Organisation eines Unternehmens bearbeiten, ist in der Regel diese Organisation verantwortlich und wir verarbeiten sie in deren Auftrag (Abschnitt 11). Anfragen dazu richten Sie an die Organisation; erreichen sie uns, leiten wir sie weiter.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an hola@stayfritz.es. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Spanischen Datenschutzbehörde (AEPD, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es) oder bei der Behörde an Ihrem Wohnsitz.

9. Cookies

Snapfritz verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Nach Art. 22 Abs. 2 LSSI-CE und § 25 Abs. 2 TDDDG ist dafür keine Einwilligung erforderlich.

Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Cookies. Auf den Seiten von Stripe (Bezahlseite, Zahlungsportal) setzt Stripe eigene Cookies; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

10. Sicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS).
• Sitzungs-Tokens, Anmeldecodes, Einladungen und API-Schlüssel werden nur als Prüfwerte gespeichert, nicht im Klartext.
• Organisationen sind voneinander getrennt; innerhalb einer Organisation sieht jede Person nur die Dokumente nach Abschnitt 3.2. Zugriffe werden serverseitig geprüft.
• Links in unseren E-Mails, die ein Dokument öffnen, sind 7 Tage gültig: Wer den Link hat, kann dieses eine Dokument ohne Anmeldung öffnen, bearbeiten und unterschreiben. Leiten Sie solche E-Mails daher nicht weiter.
• Server in Deutschland; Dokumente liegen im Objektspeicher von Cloudflare (siehe Abschnitt 6).

Keine Übertragung und kein Speichermedium sind vollständig sicher. Bitte schützen Sie Ihr E-Mail-Konto, über das Sie sich anmelden.

11. Daten Dritter und geschäftliche Nutzung

Wenn Sie Formulare hochladen, die Daten anderer Personen enthalten, sind Sie dafür verantwortlich, dass Sie dies dürfen. Nutzen Sie Snapfritz für ein Unternehmen, eine Organisation oder Ihre berufliche Tätigkeit und verarbeiten damit personenbezogene Daten anderer, etwa Ihrer Kunden, Beschäftigten oder Teammitglieder, handeln wir insoweit in Ihrem Auftrag. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; er ist Teil der Nutzungsbedingungen und gilt ohne gesonderte Unterschrift.

12. Kinder und Jugendliche

Snapfritz richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen. Erfahren wir davon, löschen wir die Daten.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Snapfritz oder die Rechtslage ändern. Die jeweils geltende Fassung finden Sie unter snapfritz.com/privacy; das Datum oben zeigt den Stand.